Zo maak je een correcte zakelijke factuur

Als ondernemer stuur je een zakelijke factuur voor alle goederen en diensten die je hebt geleverd aan andere ondernemers en bedrijven. Als je voor het eerst een factuur verstuurt, kan het opstellen van een goede zakelijke factuur best lastig zijn. Er zijn namelijk veel dingen waar je op moet letten. Hoe je een zakelijke factuur opstelt lees je hier.

Let op: voor het opstellen van een factuur voor particuliere klanten gelden andere regels.
Wees slim en gebruik facturatiesoftware. Dat scheelt je veel hoofdpijn bij het maken van facturen. Onze favoriete facturatietools:

1. MoneyMonk: geweldig gebruiksvriendelijk en compleet facturatiepakket
2. e-Boekhouden: 100% gratis voor startende ondernemers

De vereenvoudigde factuur

De Belastingdienst heeft een aantal regels opgesteld waar je factuur aan moet voldoen. Als het te factureren bedrag lager is dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur opstellen. Deze factuur moet de volgende gegevens bevatten:

• De datum waarop je de factuur aanbiedt;
• De naam en adresgegevens van je onderneming;
• De goederen en/of diensten die je hebt geleverd;
• Het te betalen btw-bedrag;;
• Het totaal te betalen bedrag en de betaalgegevens.

De ‘normale factuur’

Bij te factureren bedragen van boven de € 100 moet je een ‘normale factuur’ opstellen. Op de normale factuur moet je de volgende gegevens vermelden:

• Je eigen naam en de naam van je afnemer;
• Het adres van je eigen onderneming en dat van je afnemer;
• Je btw-identificatienummer. Dit is een uniek en persoonlijk nummer met veertien tekens. Met dit nummer kun je je identificeren als btw-plichtige ondernemer.
• Je KVK-nummer (als je bij de KVK staat ingeschreven);
• De factuurdatum;
• Een factuurnummer. Dit moet bestaan uit opeenvolgende nummers met één of meerdere reeksen. Een factuurnummer is uniek en mag dus maar één keer worden gebruikt;
• Een specificatie van de goederen en/of diensten die je hebt geleverd;
• De datum waarop je de goederen en/of diensten hebt geleverd, of de datum waarop vooruit is betaald;
• Het te factureren bedrag exclusief btw. Als de btw-bedragen van de goederen en/of diensten die je levert verschillend zijn, moet je deze bedragen apart op de factuur vermelden;
• Het btw-bedrag dat over de geleverde goederen en/of diensten wordt gerekend;
• De betaalgegevens en betaaltermijn.

Hoe ziet een factuur eruit?

Er zijn geen regels voor hoe je zakelijke factuur eruit moet zien. Zorg er wel voor dat het document overzichtelijk is ingedeeld en dat je logo en bedrijfsnaam direct in het oog springen. Ook moeten het te factureren bedrag aan de klant, de betalingstermijn, de eventuele betaallink en je bankgegevens meteen te zien zijn.

Neem daarom altijd de tijd voor het maken van je facturen. Als je hier de eerste keer een goed format voor maakt, kun je dit format in het vervolg steeds opnieuw gebruiken. Zo voorkom je onnodige fouten. Je kunt voor het maken van facturen ook een template downloaden.

Zakelijke rekening voor het innen van facturen

Om zakelijke facturen te laten uitbetalen heb je een zakelijke rekening nodig. Dit is niet wettelijk verplicht, maar veel banken verbieden het gebruik van privérekeningen voor het innen van zakelijke facturen. Daarnaast heb je met een zakelijke rekening een duidelijk overzicht van je zakelijke transacties. Zo kun je een stuk makkelijker belastingaangifte doen.